Google 教學系列 (14) – 5個重點老師輕鬆迎接 Google Drive File Stream 教育版

開學前後慣性瘋癲,iGardener 能夠坐下來定一定神,原來已是九月尾,我記得明天( 2017 年 9 月 26 日)起 GoogleW 開放所有 G Suite 機構(包括教育版)的「Google Drive File Stream 雲端硬碟檔案串流」(後簡稱 DSF),相信不少 IT 同工已經準備就緒,並已啟用這項新功能。

iGardener 由第一代 Google DriveW 開始使用,見證著這雲端同步方案如何超越老大哥 DropboxW,早前加入雲端硬碟檔案串流早期採用者計劃 (EAP),試用了一段日子,向大家分享一下推展上的心得。

 

問題1:經常讀到 「Google Drive 停用」的新聞,我很驚啊!

Google 早前停用 Google Drive 的消息,嚇到不少用家,其實兩項服務,主要是新舊版的進化

  • Drive 雲端硬碟(舊版):提供一般使用者及學校的同步處理用戶端,包括網頁版及「雲端硬碟 Mac/PC 版」,早前公佈將於 2017 年 12 月 11 日起停用的只是舊版「雲端硬碟 Mac/PC 版」,所有雲端硬碟內容都可以儲存在本機。
  • Backup & Sync 備份與同步處理(新版):適合一般使用者的同步處理用戶端 (personal sync client),一統了整部電腦、 Google Drive、 Google 相簿的備份與同步,對一般消費者用家絕對是好用的三合一方案。當然供學校也可使用 (尤其取代 2017 年 12 月 11 日起停止支援舊版的 Google DriveMac/PC 版)。透過備份與同步處理,用家的所有雲端硬碟內容都會儲存在本機,也可選擇同步上傳資料夾到雲端。

 

問題2:經常見到 「Backup & Sync vs. Drive File Stream」,我很亂啊!

Google 稱以上為 “sync solution 備份方案”,兩項新服務,主要有以下分別:

  • Backup & Sync 備份與同步處理:適合一般使用者的同步處理用戶端 (personal sync client),當然也可供學校使用 (尤其要取代 2017 年 12 月 11 日起停止支援舊版的 Google Drive Mac/PC 版)。透過備份與同步處理,用家的所有雲端硬碟內容都會儲存在本機,也可選擇同步上傳指定資料夾到雲端,即是在本機的硬碟,佔用實體一比一之容量空間。
  • Drive File Stream 雲端硬碟檔案串流:將於 2017年 9 月 26 日起開放使用,是 Google 極力推動大多數學校的選擇,安裝 Drive File Stream 軟件後,會在老師本機新增一個虛擬的網路磁碟機(map network drive G:),這個網路磁碟機 G: 就是你的雲端硬碟,這個應用程式可讓您直接以雲端串流 (stream) 的形式,處理我的雲端硬碟 (My Drive ) 和小組雲端硬碟 (Team Drive) 檔案,兩者分別如下:

問題3:「Google Drive File Stream 雲端硬碟檔案串流」是否「好心做壞事」呢?對老師有甚麼優點呢?

  • 大大釋放學校電腦本機磁碟空間,尤其最新電腦之 128GB 或 256 GB SSD
  • 大大釋放教員電腦的網路頻寬,縮短同步處理時間,尤其重新執行 Backup & Sync 時,會重新同步 (sync) 所有檔案
  • 大減儲存在老師硬碟中的學校資料外洩風險

 

問題4:如何下載及啟用學校的 「Google Drive File Stream 雲端硬碟檔案串流」? 

iGardener 安裝了DFS 後,電腦出現了G: 的 network drive,裡面的檔案操作,與本機檔案完全一樣,例如會以MS Office 開啟及儲存docx, xlsx,一般老師根本分不到是本機或是串流。

 

問題5:我不知道學校如何推展 「Google Drive File Stream 雲端硬碟檔案串流」啊?iGardener 老師有沒有初步建議呢? 

  • 如果老師之間 Team drive 及傳統軟件如 MS Office 使用率高,我強烈建議學校應考慮 Drive File Stream 雲端硬碟檔案串流,因為暫時Backup & Sync 不會備份Team Drive 檔案,要老師在網頁版上載下載,在DFS 就可直接存取;
  • 如果學校電腦磁碟空間有限,難以備份幾百GB 的Google Drive (據說有老師的GDrive 用了超過1TB!),應考慮 Drive File Stream 雲端硬碟檔案串流;
  • 如果學校電腦容易被學生存取,為減低本機學校資料外蝕風險,應考慮Google Drive File Stream 雲端硬碟檔案串流;
  • 如果教員電腦的網路頻寬一般,應考慮 Drive File Stream 雲端硬碟檔案串流,縮短不常用檔案的同步處理時間;
  • 例外-與Google 作對之方案:如果老師對 Google Drive File Stream 雲端硬碟檔案串流仍有戒心,建議學校個別採y用平行方案(parallel run),同時安裝 Backup & Sync 及 Drive File Stream ,iGardener 這幾個月都是如此運作,無大問題。
iGardener 同時安裝 DFS, BS, 及Google Photos 三個軟件,再加上用了數年的Dropbox,暫時未見任何衝突,只有安裝DFS 時,自動剷除了舊版Google Drive ,實有點霸道。
  • 聽話者,看看 Google 期望admin 們如此deploy:
    • 下載 GoogleDriveFSSetup.exe
    • 在無訊息模式中執行安裝程式:GoogleDriveFSSetup –silent
    • 為貴機構取消安裝雲端硬碟 Mac/PC 版和「備份與同步處理」。
    • 前往 \使用者\%<使用者>%\Google 雲端硬碟,刪除其中的「Google 雲端硬碟」資料夾,資料夾可能包含尚未儲存或同步處理的內容,因此執行刪除操作時請務必謹慎。

 

最後 iGardener 預祝大家順利啟用!

Happy Deploying and Streaming!

有甚麼困難,歡迎留言!

Google 教學系列 (13) – 香港 Google for Education Teachers Network (GETN) 2.0 正式啟動

香港電腦教育學會 在2016-2017學年首屆舉辦 Google for Education Teachers Network (GETN),不少教育同工透過互相鼓勵和支持,不但100% 考獲 Google Cerfied Educator Level 1,當中不乏心有力之老師,在過去一年內超額完成計劃目標,成功考獲Google Certified Educator Level 2 甚至  Google Certified Trainer ,可喜可賀!

Source: HKACE facebook

iGardener 過去一年見證計劃統籌 Jimmy老師、中堅導師彭老師及馮老師整年無休,用心付出。承接去年的佳績,據知 17-18學年第二屆 GETN 已在 2017年9月18日正式啟動了,由超過一百間學校報名中,甄選出來約有30間獲選學校,當中負責老師(見名單) 對電子學習的熱誠實無可置疑,盼望本屆能夠更上一層樓,在香港甚至亞洲學界,由民間繼續燃點雲端學習之火。

Google 教學系列 (12) – 開學基本功之《如何匯入CSV檔案到 Google 日曆》附xlsx範本

各位師生,祝大家開學順利,iGardener 開學不太「大吉」,很多繁瑣校務,令人喘不過氣!

要每天保持清醒,Google Calendar 是我近十年來不可或缺的工具。

每年我都會將自己的上課時間表輸入每周事項(幸敝校行weekday 制),其他校曆則感激TSS手足幫忙,統一輸入公共分享的日曆(shared calendar)。

知道有同工想一次過匯入多個不連續的日曆事項,希望這文章能幫助老師,畢竟 Google 對匯入的CSV檔案格式也相當嚴格。

首先打開 Excel 或 Google Spreadsheet。在文件的第一行,輸入以下標題:

Subject, Start date, Start time, End date, End Time, All Day Event, Location, Description, Reminder On/Off, Reminder Date, Reminder Time, Meeting Organizer, Private

標題中必須有的是 Subject, Start Date, Start  Time,其他的標題頭是可有可無的,次序亦不重要。

這是我今天上傳了一個完整的示例。

Subject,Start date,Start time,End date,End Time,All Day Event,Location,Description
陸運會 Athletics Meet,27/10/2017,14:30,27/10/2017,16:30,FALSE,某某運動場,
教師發展日,03/11/2017,14:30,3/11/2017,16:30,FALSE,Hall,
班際英語集誦比賽,10/11/2017,14:30,10/11/2017,16:30,FALSE,Hall,
家長日,17/11/2017,14:30,17/11/2017,16:30,FALSE,Hall,

記得檢查儲存格格式正確啊!

例如:

  1. 選取 Start Time, End Time, and Reminder Time 下的所有儲存格,按 “Format Cells” 選取 “Time” 的 “14:30”
  2. 同樣選取 Start Date, End Date, and Reminder Date下的所有儲存格,按 “Format Cells,” 選取 “Date” 的 “30/10/2017”(假設英曆)

做齊兩項會大大增加 Google 辨識資料的準確率。

至於 Private, All Day Event,和 Reminder On/Off,在相關儲存格的數據類型是 TRUE 或 FALSE 。如留白,Google Calendar 將使用這些事項的預設選擇。如果 Start Date 及 Start Time 後留空,Google 假設事件是一小時。

完成後,選 “檔案 – >另存新檔”,並將檔案格式更改為CSV(逗號分隔值)格式。然後,你就可以上傳到 Google Calendar!

右上角 ”設定” setting

 

My Calendar 下方 ”Import Calendar” ,再選取要匯入事件的目標日曆 (target calendar)。

一定要注意!!

  1. 如果您上傳同一CSV檔案兩次,Google 將重複建立活動,不是取代第一版本。
  2. 如有錯漏,Google是沒有 “batch delete” 或 “batch undo”按鈕的,一定要小心輸入及先做試驗,才大批匯入,否則恨錯難返!

我是使用Google Spreadsheet製作csv,效果理想。

現附上不完美 .xlsx 範本,方便大家用Excel 或 上載Google Spreadsheet 試用:

如有問題,歡迎留言指教。

「 Google 備份與同步處理( Backup and Sync from Google )」桌面軟件統整了整部電腦、 Google…

「 Google 備份與同步處理( Backup and Sync from Google )」桌面軟件統整了整部電腦、 Google Drive、 Google 相簿的備份與同步,對一般消費者用家絕對是好消息。

要留意的是 G Suite for Education 方面,仍未自動生效,因為 Google 建議 G Suite 客戶繼續使用 Drive for Mac / PC,直到她們新的以企業為中心的終極解決方案 Drive File Stream 可允許用戶可以存取公司的數據而不佔用其硬碟空間。

//Backup and Sync is primarily intended for consumer users. We recommend that our G Suite customers continue to use Drive for Mac/PC until our new enterprise-focused solution, Drive File Stream (currently in EAP), is made generally available to all G Suite Basic, Business, Enterprise, Education, and Nonprofit domains later this year. Drive File Stream will allow users to access huge corporate data sets without taking up the equivalent space on their hard drives.//

Google 教學系列 (11) – Google 表單 (Google Form) 最新功能「文件上傳」教學

iGardener 本學年參加 香港電腦教育學會 舉辦的 Google for Education Teachers Network (GETN),獲選學校的負責老師都是有心有力的電子學習推動者,高手如雲,園丁有幸置身其中,大有劍客在客棧與武林同道中人共聚、觀摩、切蹉之快,在此多謝計劃統籌 Jimmy老師的用心付出。

這幾天同工們在 GETN 的交流平台,分享到 GForm 「文件上傳」即將正式推出,我們 Google educators 已經翹首以待,說時慢,那時快,Google 表單的最新的「文件上傳」功能,終於正式發佈,GSuite 企業版和教育版用戶已經收到這個更新,iGardener 作為GFans,當然手痕試新事物,以下就是我使用GSuite 教育版建立的表單題型截圖:

2016-11-08_084514

理論上,我們老師可以通過表單上傳問題選項,接收學生提交的文件,當作功課,我的壓力測試包括:

  1. 文件格式 (file format)
  2. 檔案大小 (file size)

大家留意,學生可上傳圖片、音頻、文件、PDF文件、演示文稿、影片。

檔案大小方面,上傳檔案竟可達 10GB!有點嚇人。

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