Google 雲端教學應用系列 (14) – 5個重點老師輕鬆迎接 Google Drive File Stream 教育版

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開學前後慣性瘋癲,iGardener 能夠坐下來定一定神,原來已是九月尾,我記得明天( 2017 年 9 月 26 日)起 GoogleW 開放所有 G Suite 機構(包括教育版)的「Google Drive File Stream 雲端硬碟檔案串流」(後簡稱 DSF),相信不少 IT 同工已經準備就緒,並已啟用這項新功能。

iGardener 由第一代 Google DriveW 開始使用,見證著這雲端同步方案如何超越老大哥 DropboxW,早前加入雲端硬碟檔案串流早期採用者計劃 (EAP),試用了一段日子,向大家分享一下推展上的心得。

 

問題1:經常讀到 「Google Drive 停用」的新聞,我很驚啊!

Google 早前停用 Google Drive 的消息,嚇到不少用家,其實兩項服務,主要是新舊版的進化

  • Drive 雲端硬碟(舊版):提供一般使用者及學校的同步處理用戶端,包括網頁版及「雲端硬碟 Mac/PC 版」,早前公佈將於 2017 年 12 月 11 日起停用的只是舊版「雲端硬碟 Mac/PC 版」,所有雲端硬碟內容都可以儲存在本機。
  • Backup & Sync 備份與同步處理(新版):適合一般使用者的同步處理用戶端 (personal sync client),一統了整部電腦、 Google Drive、 Google 相簿的備份與同步,對一般消費者用家絕對是好用的三合一方案。當然供學校也可使用 (尤其取代 2017 年 12 月 11 日起停止支援舊版的 Google DriveMac/PC 版)。透過備份與同步處理,用家的所有雲端硬碟內容都會儲存在本機,也可選擇同步上傳資料夾到雲端。

 

問題2:經常見到 「Backup & Sync vs. Drive File Stream」,我很亂啊!

Google 稱以上為 “sync solution 備份方案”,兩項新服務,主要有以下分別:

  • Backup & Sync 備份與同步處理:適合一般使用者的同步處理用戶端 (personal sync client),當然也可供學校使用 (尤其要取代 2017 年 12 月 11 日起停止支援舊版的 Google Drive Mac/PC 版)。透過備份與同步處理,用家的所有雲端硬碟內容都會儲存在本機,也可選擇同步上傳指定資料夾到雲端,即是在本機的硬碟,佔用實體一比一之容量空間。
  • Drive File Stream 雲端硬碟檔案串流:將於 2017年 9 月 26 日起開放使用,是 Google 極力推動大多數學校的選擇,安裝 Drive File Stream 軟件後,會在老師本機新增一個虛擬的網路磁碟機(map network drive G:),這個網路磁碟機 G: 就是你的雲端硬碟,這個應用程式可讓您直接以雲端串流 (stream) 的形式,處理我的雲端硬碟 (My Drive ) 和小組雲端硬碟 (Team Drive) 檔案,兩者分別如下:

問題3:「Google Drive File Stream 雲端硬碟檔案串流」是否「好心做壞事」呢?對老師有甚麼優點呢?

  • 大大釋放學校電腦本機磁碟空間,尤其最新電腦之 128GB 或 256 GB SSD
  • 大大釋放教員電腦的網路頻寬,縮短同步處理時間,尤其重新執行 Backup & Sync 時,會重新同步 (sync) 所有檔案
  • 大減儲存在老師硬碟中的學校資料外洩風險

 

問題4:如何下載及啟用學校的 「Google Drive File Stream 雲端硬碟檔案串流」? 

iGardener 安裝了DFS 後,電腦出現了G: 的 network drive,裡面的檔案操作,與本機檔案完全一樣,例如會以MS Office 開啟及儲存docx, xlsx,一般老師根本分不到是本機或是串流。

 

問題5:我不知道學校如何推展 「Google Drive File Stream 雲端硬碟檔案串流」啊?iGardener 老師有沒有初步建議呢? 

  • 如果老師之間 Team drive 及傳統軟件如 MS Office 使用率高,我強烈建議學校應考慮 Drive File Stream 雲端硬碟檔案串流,因為暫時Backup & Sync 不會備份Team Drive 檔案,要老師在網頁版上載下載,在DFS 就可直接存取;
  • 如果學校電腦磁碟空間有限,難以備份幾百GB 的Google Drive (據說有老師的GDrive 用了超過1TB!),應考慮 Drive File Stream 雲端硬碟檔案串流;
  • 如果學校電腦容易被學生存取,為減低本機學校資料外蝕風險,應考慮Google Drive File Stream 雲端硬碟檔案串流;
  • 如果教員電腦的網路頻寬一般,應考慮 Drive File Stream 雲端硬碟檔案串流,縮短不常用檔案的同步處理時間;
  • 例外-與Google 作對之方案:如果老師對 Google Drive File Stream 雲端硬碟檔案串流仍有戒心,建議學校個別採y用平行方案(parallel run),同時安裝 Backup & Sync 及 Drive File Stream ,iGardener 這幾個月都是如此運作,無大問題。

iGardener 同時安裝 DFS, BS, 及Google Photos 三個軟件,再加上用了數年的Dropbox,暫時未見任何衝突,只有安裝DFS 時,自動剷除了舊版Google Drive ,實有點霸道。

  • 聽話者,看看 Google 期望admin 們如此deploy:
    • 下載 GoogleDriveFSSetup.exe
    • 在無訊息模式中執行安裝程式:GoogleDriveFSSetup –silent
    • 為貴機構取消安裝雲端硬碟 Mac/PC 版和「備份與同步處理」。
    • 前往 \使用者\%<使用者>%\Google 雲端硬碟,刪除其中的「Google 雲端硬碟」資料夾,資料夾可能包含尚未儲存或同步處理的內容,因此執行刪除操作時請務必謹慎。

 

最後 iGardener 預祝大家順利啟用!

Happy Deploying and Streaming!

有甚麼困難,歡迎留言!

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